Règlement de succession chez le notaire : déroulement et durée

Le décès d'un proche ouvre la procédure de règlement de la succession. Dans la grande majorité des cas, cette procédure passe par un notaire, officier public chargé de constater, formaliser et sécuriser juridiquement la transmission du patrimoine. Comprendre comment se déroule ce processus permet aux héritiers d'anticiper les démarches, de préparer les documents et d'éviter les retards qui peuvent coûter cher.

Quand faut-il passer par un notaire ?

Le recours à un notaire est légalement obligatoire dans les situations suivantes :

• La succession comprend un ou plusieurs biens immobiliers (maison, appartement, terrain, parts de SCI).
• Le défunt avait rédigé un testament ou consenti une donation entre époux.
• L'actif successoral dépasse 5 965 €.

En dehors de ces cas, les héritiers peuvent en théorie traiter la succession sans notaire et déposer eux-mêmes la déclaration fiscale. Cette situation ne se présente que pour des successions très simples : peu d'actifs, pas d'immobilier, héritiers en accord parfait.

Étape 1 : l'acte de notoriété

Le règlement de la succession débute par la rédaction de l'acte de notoriété. C'est le premier acte notarié produit dans la procédure. Il identifie officiellement :

• Le défunt (nom, prénom, date et lieu de naissance, date et lieu de décès, dernier domicile).
• La liste des héritiers légaux ou testamentaires.
• Les droits de chacun dans la succession (part légale ou testamentaire).
• Le régime matrimonial applicable (si le défunt était marié).

L'acte de notoriété remplace pour les successions complexes l'ancien "certificat d'hérédité". Il est établi sur déclaration des héritiers (sous serment) et vérification des actes d'état civil. Le notaire consulte également le fichier central des dispositions de dernières volontés (FCDDV) pour détecter l'existence d'un éventuel testament.

L'acte de notoriété est ensuite utilisé comme justificatif par les héritiers auprès des établissements bancaires pour débloquer les comptes du défunt (dans le cadre légal prévu), et auprès de toute administration qui exige la preuve de la qualité d'héritier.

Étape 2 : l'inventaire et l'évaluation du patrimoine

Avant de pouvoir établir la déclaration de succession, il est nécessaire de dresser un inventaire complet du patrimoine du défunt et d'évaluer chaque bien à sa valeur au jour du décès.

L'inventaire mobilier

Lorsque la succession comprend des meubles, des objets d'art, des bijoux ou des collections, un commissaire-priseur ou un notaire peut procéder à un inventaire physique des biens meubles. Cet inventaire est optionnel lorsque les héritiers s'accordent sur une évaluation forfaitaire du mobilier (généralement 5 % de l'actif brut successoral).

Cependant, l'inventaire mobilier devient obligatoire dans certaines situations :

• Lorsqu'un héritier est mineur ou sous tutelle.
• Lorsqu'un héritier accepte la succession "à concurrence de l'actif net" (option d'acceptation limitée).
• Lorsque les héritiers sont en désaccord sur l'évaluation.

L'évaluation des biens immobiliers

L'évaluation des biens immobiliers est une étape cruciale car elle conditionne directement le montant des droits de succession. Les biens immobiliers doivent être déclarés à leur valeur vénale réelle au jour du décès, c'est-à-dire au prix auquel ils pourraient être vendus sur le marché libre.

L'administration fiscale peut remettre en cause une évaluation jugée insuffisante. En cas de sous-évaluation constatée lors d'un contrôle fiscal, l'administration peut redresser la déclaration et réclamer des droits supplémentaires, assortis d'intérêts de retard.

Les actifs financiers

Les comptes bancaires, livrets, PEA, comptes-titres et autres placements sont déclarés pour leur solde ou valeur à la date du décès. Le notaire contacte directement les établissements financiers pour obtenir les attestations de solde nécessaires.

Étape 3 : la déclaration de succession

La déclaration de succession est le document fiscal central qui récapitule l'ensemble des actifs et passifs de la succession, calcule la part de chaque héritier et détermine les droits dus. Elle doit être déposée dans un délai de 6 mois à compter du décès (en France métropolitaine).

C'est le notaire qui prépare et dépose ce document auprès du service de la publicité foncière et de l'enregistrement. La déclaration comprend :

• La désignation des parties (défunt et héritiers).
• La liste détaillée de l'actif brut successoral.
• Les dettes déductibles (passif successoral).
• Le calcul de l'actif net partageable.
• La répartition entre héritiers selon leurs droits.
• Le calcul des droits dus par chaque héritier, après application des abattements.

Étape 4 : le paiement des droits

Les droits de succession calculés dans la déclaration doivent être réglés au moment du dépôt de celle-ci. Chaque héritier règle les droits correspondant à sa propre part.

Le paiement s'effectue par virement ou chèque auprès du service de la publicité foncière. Le notaire peut centraliser les paiements au nom de l'ensemble des héritiers.

Options de paiement différé ou fractionné

Lorsque la succession comprend des biens non liquides (immobilier, parts d'entreprise, oeuvres d'art), les héritiers peuvent éprouver des difficultés à rassembler les liquidités nécessaires. Deux options existent :

• Le paiement fractionné : l'administration fiscale peut autoriser le paiement en plusieurs versements échelonnés sur une durée maximale (généralement limitée). Des intérêts s'appliquent.
• Le paiement différé : dans certains cas spécifiques (notamment en présence d'usufruit ou de parts d'entreprise non cotées), le paiement peut être différé jusqu'à la réalisation des biens. Des garanties sont exigées et des intérêts courent.

Ces options doivent être demandées explicitement et ne sont pas accordées automatiquement. Le notaire accompagne les héritiers dans ces démarches.

Étape 5 : le partage

Une fois la déclaration déposée et les droits réglés, il reste à procéder au partage effectif des biens entre les héritiers. Cette étape peut être simultanée à la phase fiscale ou lui succéder, selon les situations.

Le partage amiable

Lorsque les héritiers s'entendent sur l'attribution des biens, le notaire rédige un acte de partage qui formalise la répartition convenue. Chaque héritier reçoit les biens ou la valeur en numéraire correspondant à sa part.

En cas d'inégalité de lots (un héritier reçoit un bien d'une valeur supérieure à sa part), une soulte est versée par cet héritier aux autres pour rééquilibrer.

L'indivision temporaire

Les héritiers ne sont pas obligés de partager immédiatement. Ils peuvent décider de rester en indivision pour un temps, notamment lorsqu'il n'est pas opportun de vendre un bien immobilier immédiatement (marché défavorable, occupant en place, etc.). Un acte d'indivision peut encadrer cette période et fixer les règles de gestion.

Le partage judiciaire

Si les héritiers ne parviennent pas à s'accorder, le partage peut être demandé judiciairement. Le tribunal judiciaire désigne alors un notaire-liquidateur qui procède au partage sous contrôle judiciaire. Cette procédure est longue, coûteuse et source de tensions. Elle dure en général plusieurs années.

Durée moyenne du règlement successoral

La durée d'une succession varie considérablement selon sa complexité. Voici les ordres de grandeur habituels :

Plusieurs facteurs peuvent allonger la durée du règlement :

• Des héritiers difficiles à localiser ou refusant de signer les actes.
• Des biens immobiliers nécessitant des expertises particulières.
• Des dettes contestées par les héritiers.
• Une entreprise dans la succession, nécessitant une évaluation par expert-comptable.
• Un litige portant sur la validité d'un testament.
• Un patrimoine situé dans plusieurs pays.

Documents à fournir au notaire

La rapidité du règlement successoral dépend en grande partie de la célérité avec laquelle les héritiers fournissent les documents au notaire. Voici la liste principale :

Documents d'état civil

• Acte de décès (plusieurs exemplaires).
• Acte de naissance du défunt (de moins de 3 mois).
• Livret de famille complet.
• Contrat de mariage ou jugement de divorce et de liquidation du régime matrimonial.
• Actes de naissance de chaque héritier.
• Pièces d'identité de chaque héritier.

Documents relatifs aux biens

• Immobilier : titres de propriété, derniers avis de taxe foncière, documents de copropriété, diagnostics techniques, baux locatifs.
• Véhicules : cartes grises.
• Comptes bancaires et placements : relevés au jour du décès, attestations de solde.
• Assurances-vie : contrats, avec identification des bénéficiaires.
• Valeurs mobilières : relevés de portefeuille au jour du décès.
• Parts de sociétés : statuts, derniers bilans, évaluation par expert si nécessaire.

Documents relatifs aux dettes

• Tableaux d'amortissement des prêts en cours, avec solde restant dû au jour du décès.
• Factures de frais funéraires.
• Dernière déclaration de revenus du défunt.
• Factures impayées, loyers en retard, autres créanciers connus.

Comment choisir son notaire ?

En principe, c'est le notaire du dernier domicile du défunt qui est compétent pour ouvrir la succession. Mais n'importe quel notaire, quelle que soit sa localisation, peut être mandaté par les héritiers.

Il est naturel de faire appel au notaire qui a accompagné la famille ou le défunt de son vivant : il connaît déjà le patrimoine, les donations antérieures et les dispositions testamentaires. Cela accélère la procédure.

En cas de difficulté pour trouver un notaire, le Conseil Supérieur du Notariat met à disposition un annuaire en ligne permettant de trouver un notaire par région et spécialité.

Les coûts du règlement successoral

Les frais de notaire pour une succession comprennent trois composantes distinctes :

Les émoluments réglementés

Les émoluments sont les honoraires légaux du notaire pour les actes tarifés par décret. Ils sont proportionnels à la valeur de la succession et calculés selon un barème dégressif (voir notre article dédié sur le coût du notaire pour une succession).

Les honoraires libres

Pour certaines missions non tarifées (conseils spécifiques, gestion de situations complexes), le notaire peut pratiquer des honoraires librement fixés. Ces honoraires doivent faire l'objet d'une convention écrite préalable.

Les débours et droits fiscaux

Les débours comprennent les frais avancés par le notaire pour le compte des héritiers : droits d'enregistrement, frais de publicité foncière, coût des actes d'état civil, frais de recherche au FCDDV. Ces sommes ne constituent pas une rémunération du notaire mais des avances remboursées par les héritiers.